Comment créer une séquence calée sur une date (webinaire, lancement) ?

1Étape 1 : Créez la séquence

Ouvrez E-mails, puis Séquences, et cliquez sur Créer une séquence. Choisissez le type Autour d’une date fixe (« Tout le monde reçoit le même jour »). Ce type sert aux deux modes : Date fixe ou Evergreen se règle à l’étape suivante.

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2Étape 2 : Réglez la date de l’évènement

En haut de la séquence, cliquez sur Éditer à côté du déclenchement, puis :

1. vérifiez que l’interrupteur est sur Date fixe ;
2. choisissez la date et l’heure de l’évènement, dans le futur ;
3. vérifiez le fuseau horaire.

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3Étape 3 : Ajoutez vos étapes

Cliquez sur Créer une action ou sur Ajouter une étape dans la frise. Pour chaque étape, réglez :

• Date : le jour, avec les flèches, par rapport à l’évènement (par exemple 3 jours avant, le jour même, 1 jour après) ;
• Heure : l’heure d’envoi ce jour-là ;
• Action : envoyer un e-mail, envoyer un SMS, ajouter un tag ou retirer un tag.

Cliquez sur Sauvegarder. L’étape apparaît dans la frise, à sa place par rapport au jour de l’évènement. Vous pouvez la faire glisser vers un autre jour.

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Exemple pour un webinaire le jeudi à 19 h :

4Étape 4 : Inscrivez vos contacts

Les contacts entrent dans une séquence inversée de la même façon que dans une séquence classique : formulaire, tunnel, automatisation ou fiche contact. Suivez-les dans l’onglet Inscriptions : date d’inscription, dernière étape reçue, et export CSV.

Réutiliser le tunnel pour un nouvel évènement

Vous refaites votre webinaire ou votre conférence à une nouvelle date ? Le plus simple : une copie de la séquence pour ce nouvel évènement, que seuls ses inscrits reçoivent. Ce sont les inscrits du formulaire de la page qui entrent dans la séquence : il faut donc changer la séquence dans le formulaire, sinon les nouveaux inscrits continuent d'entrer dans l'ancienne et la nouvelle reste vide.

1. Préparez la séquence du nouvel évènement

1. Ouvrez E-mails, puis Séquences.
2. Cochez la case de la séquence de votre dernier évènement, puis cliquez sur Actions en haut de la liste et choisissez Dupliquer. Confirmez : le message « Vos séquences ont été dupliquées » s'affiche.
3. Ouvrez la copie : elle porte le même nom suivi de « (Copy) ». Elle reprend toutes les étapes, avec une copie de chaque e-mail, mais aucun inscrit.
4. Cliquez sur Éditer à côté du déclenchement et choisissez la nouvelle date de l'évènement (voir la partie 2 plus haut), puis cliquez sur Sauvegarder dans la barre « Modifications non enregistrées. » en haut de l'écran.
5. Relisez chaque e-mail de la copie : les dates, les heures et les liens (salle Zoom, replay) écrits dans le texte sont ceux de l'ancien évènement.

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Un tag ne suffit pas. Ajouter un tag à un contact ne l'inscrit dans aucune séquence. C'est le formulaire de la page (ou une automatisation que vous avez créée) qui fait entrer le contact dans la séquence.

2. Changez la séquence du formulaire

1. Ouvrez la page du tunnel dans l'éditeur et cliquez sur le formulaire.
2. Dans Séquences, retirez l'ancienne séquence et choisissez la nouvelle.
3. Cliquez sur Sauver.

Le détail est dans « Comment ranger les inscrits de mon formulaire dans une séquence, une liste ou avec un tag ? » : https://aide.wolfeo.fr/ranger-inscrits-formulaire

Votre formulaire est dans une popup ? Il ne se voit pas sur la page elle-même. Dans la barre du haut de l'éditeur, cliquez sur Popup, ouvrez votre popup dans la liste, cliquez sur son formulaire et changez Séquences de la même façon, puis Sauver (voir « Comment créer une popup ? » : https://aide.wolfeo.fr/creer-popup-page). Faites-le pour chaque page et chaque popup qui contient un formulaire.

3. Rattrapez les personnes déjà inscrites

Ceux qui se sont inscrits avant votre correction sont dans l'ancienne séquence. Pour les ajouter à la nouvelle :

1. Ouvrez E-mails, puis Contacts.
2. Ajoutez un filtre Séquences, Comprend, avec l'ancienne séquence.
3. Ajoutez le filtre Date inscription, par exemple Est le ou après la date à laquelle vous avez ouvert les inscriptions du nouvel évènement.
4. Cochez les contacts (la case en haut de la liste les coche tous), cliquez sur Actions, puis Ajouter une séquence. Choisissez la nouvelle séquence et cliquez sur Sélectionner.

Attention, « Date inscription » est la date à laquelle le contact est arrivé pour la première fois dans vos contacts, pas la date de son inscription à ce webinaire. Une personne déjà présente avant (un participant d'un évènement précédent, ou votre propre adresse de test) n'apparaît pas avec ce filtre. Ajoutez-la à la main : ouvrez sa fiche, dans la partie Séquences, choisissez la nouvelle séquence, puis cliquez sur Sauvegarder.

4. Retirez-les de l'ancienne séquence si besoin

Si l'ancienne séquence a encore des étapes à venir (un e-mail de replay à J+1, par exemple), vos nouveaux inscrits les recevraient aussi. Pour l'éviter, gardez le même filtre, cochez les contacts, puis Actions et Supprimer la séquence, en choisissant l'ancienne séquence. Si l'ancienne séquence n'a plus rien à envoyer, ce n'est pas nécessaire.

5. Vérifiez l'heure des premières étapes

Un contact ajouté à la nouvelle séquence ne reçoit pas les étapes dont l'heure est déjà passée. Si le premier e-mail devait partir ce matin et que vous rattrapez vos inscrits l'après-midi, il ne partira pas : décalez l'heure ou le jour de cette étape avant d'ajouter les contacts, ou envoyez ce message une fois par une campagne.

Le mode Evergreen : une date d’évènement propre à chaque contact

Avec le mode Evergreen, il n’y a pas de date commune. Pour chaque contact, la date de l’évènement est sa date d’inscription + un nombre de jours que vous choisissez. Chacun a donc sa propre frise, et ses e-mails partent autour de son propre jour J.

Pour l’activer, à l’étape 2, mettez l’interrupteur sur Evergreen et réglez X jours après la date d’inscription (3 jours par exemple).

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Chaque étape se place toujours par rapport au jour de l’évènement (J-2, J, J+1...), avec son heure d’envoi. Pour un contact, elle part le jour « inscription + N jours + décalage de l’étape », à l’heure de l’étape, quelle que soit l’heure à laquelle il s’est inscrit.

Selon la place de l’étape

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• Une étape à venir part le jour prévu, à son heure.
• Une étape du jour même de l’inscription, dont l’heure est déjà passée, part immédiatement à l’inscription. S’il y en a plusieurs, seule la dernière est envoyée, pour ne pas envoyer plusieurs e-mails d’un coup.
• Une étape qui tomberait avant l’inscription (par exemple J-5 alors que l’évènement est 3 jours après l’inscription) n’est jamais envoyée. Dans l’éditeur, elle est affichée grisée avec le message « Cette étape tombe avant l’inscription : elle ne sera jamais envoyée. », et un bandeau jaune apparaît dans le panneau d’édition. Vous pouvez tout de même enregistrer.

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Tester sa séquence

En date fixe, une séquence inversée n’envoie rien au moment de l’inscription (en Evergreen, une étape du jour dont l’heure est passée part tout de suite) : elle attend le jour et l’heure de chaque étape. Pour tester :

• Vérifier le contenu d’un e-mail : la fenêtre d’une étape n’a pas de bouton d’envoi de test. Pour recevoir l’e-mail, suivez le déroulé complet ci-dessous avec votre propre adresse.
• Mettre le prénom du contact : dans l’e-mail, cliquez sur l’icône étiquette (« Champs personnalisés ») de la barre d’outils, puis sur « Le prénom du contact ». Wolfeo insère [[FIRST_NAME]], remplacé par le prénom à l’envoi. Un « [Prénom] » tapé à la main part tel quel.
• Vérifier le déroulé complet : créez une séquence de test avec une date d’évènement demain, placez une étape le jour même à une heure proche (dans 10 minutes par exemple), puis inscrivez votre propre adresse avant cette heure.

Si ça ne marche pas